Toutes les organisations doivent faire face au renouvellement d’une partie ou de la totalité de leur parc informatique. Comment transformer la difficile tâche du renouvellement du parc en une stratégie informatique efficace ? Afin de renouveler son parc informatique, une analyse des besoins de l’entreprise est indispensable et nous allons tenter, via cet article, de clarifier certains points.

Un projet lourd et souvent difficile à supporter pour le DSI

Le renouvellement du parc informatique est un projet résultant de problématiques différentes. Mais les problèmes restent souvent les mêmes : faire face à l’obsolescence programmée et à des fins de garantie, choisir entre la location ou l’achat ou encore choisir entre les différents équipements informatiques disponibles sur le marché tout en tenant compte de l’évolution des usages des utilisateurs, il faut donc penser sur le long terme.

Dans le contexte actuel, la sécurité informatique est également un facteur important dans le cadre d’un projet de renouvellement du poste de travail informatique.

Les paramètres à prendre en compte pour renouveler efficacement son parc informatique.

Il fut un temps où renouveler son parc informatique consistait à choisir les caractéristiques techniques des postes de travail en fonction des besoins des utilisateurs tout en assurant le meilleur rapport qualité / prix.

Mais aujourd’hui, la tâche est beaucoup plus complexe. Les paramètres à prendre en compte sont nombreux : PC fixe, PC portable, virtualisation du poste de travail.. Le critère environnemental est également très important.

Voyons en détail chacun des paramètres que le DSI doit prendre en compte lors du renouvellement de son parc.

Le choix de son nouveau parc informatique

Comme évoqué précédemment, avant le choix était simple : il s’agissait de faire un benchmark des postes correspondant aux besoins des utilisateurs et de trouver du matériel au meilleur prix. Seulement aujourd’hui le choix est beaucoup plus compliqué. D’un côté, le service informatique peut choisir des postes fixes (pour les bureaux administratifs par exemple), mais aussi des ordinateurs portables pour les utilisateurs mobiles, voire des tablettes et même mettre en place la virtualisation du poste de travail pour gérer au mieux son parc informatique.

Ce choix demande beaucoup de réflexion en amont pour être sûr d’allouer les bons investissements tout en maintenant un niveau satisfaisant de satisfaction des utilisateurs.

Mais le DSI doit aller encore plus loin. D’une part, il doit analyser les besoins des utilisateurs afin de choisir les meilleures caractéristiques possibles des nouveaux postes de travail, en réfléchissant sur le long terme (car les usages des utilisateurs évoluent constamment). D’autre part, elle doit être attentive à la consommation énergétique des postes dans le cadre de la démarche RSE de l’organisation. Cette question environnementale ajoute une nouvelle étape à la réflexion sur le projet de renouvellement des postes.

La sécurité informatique, une priorité

Equiper ses postes de travail de disques durs de grande capacité n’est plus d’un grand intérêt. Les données ne doivent plus être stockées sur les postes des utilisateurs mais sur des serveurs de fichiers distants, sécurisés et disponibles 24h/24 et 7j/7, que ce soit dans le Cloud ou dans le Data Center d’une organisation.

La DSI doit aller encore plus loin. Elle doit pouvoir assurer la continuité de l’activité en cas de sinistre ou de panne et donc faire en sorte que les utilisateurs puissent retrouver rapidement un espace de travail fonctionnel, sécurisé et efficace en cas de catastrophe (cyberattaque, catastrophe naturelle, etc.).

Maintenance des postes de travail informatiques dans l’entreprise

CMBD, logiciel de gestion du parc informatique, gestion des mises à jour, homogénéisation du parc, etc. La maintenance des postes informatiques est une problématique qui doit être prise en compte en amont du projet de renouvellement du patrimoine afin de s’assurer que tous les outils sont compatibles.

Comment allons-nous gérer les mises à jour ? Si vous mettez en place SCCM, vous pouvez déjà exclure le déploiement/gestion de postes sous d’autres OS que ceux de Microsoft (car oui, il est très compliqué de gérer Linux avec SCCM).

Le DSI est souvent confronté à différents types d’utilisateurs, différents besoins, etc.  Néanmoins, il ne peut plus se permettre d’acquérir des dizaines de postes de types différents. Il s’agit donc de choisir quelques références bien identifiées et gérables sur le long terme.

Le financement de son parc informatique

Louer ou acheter ? Les solutions sont diverses, mais comment choisir le financement le mieux adapté à son organisation ?

L’acquisition de son matériel informatique

Si l’on y réfléchit bien, le fournisseur vous vendra le matériel, mais vous devrez également négocier la durée de la garantie. Généralement 3, 4 ou 5 ans mais après cette période, que se passe-t-il si un équipement tombe en panne ? Faut-il en acheter un autre ? Il faut alors remplacer les articles au fur et à mesure. Sinon, il faudra renouveler complètement le matériel informatique. Mais que faire de l’ancien matériel dans ce cas ?

Il y a donc de nombreux éléments à prendre en compte avant de réaliser un tel investissement. L’analyse du TCO, qui doit être réalisée sans omettre aucune de ces données, est essentielle.

Heureusement, il existe aujourd’hui d’autres solutions.

La location de son matériel informatique

Vous pouvez choisir de renouveler le parc informatique par la location. Pas d’impact sur la trésorerie, gain de temps pour le DSI, matériel fonctionnel et de dernière génération pour les utilisateurs.. Les avantages de la location sont nombreux. Si le besoin est important et qu’une grande partie du parc est à renouveler, cette solution sera la plus avantageuse.

La location sur la base d’un abonnement mensuel n’a aucun impact sur la trésorerie. Un argument qui plaira sans doute au directeur financier, le retour sur investissement est souvent très intéressant.

C’est aussi un gain de temps pour le DSI. En effet, les questions que vous pouvez vous poser lorsque vous achetez votre matériel informatique ne sont plus d’actualité. Une panne matérielle ? Le fournisseur le change dans un délai très court. Le matériel est obsolète ? Tout le parc informatique est remplacé par du matériel de dernière génération.

Une maintenance du parc informatique est assurée la plupart du temps dans le cadre du service.

Alternative pour renouveler son parc informatique : la mise à jour matérielle

Une alternative à considérer est la mise à jour matérielle du parc informatique. Vous avez déjà acheté votre matériel ? Un remplacement du HDD vers un SSD et une augmentation de la RAM peut suffire à faire renaître d’anciens postes de travail.

Au départ, l’idée de remplacer un disque dur peut sembler intimidante – quelque chose qui pose trop de problèmes pour en valoir la peine. Mais le fait est que le processus est facile, peu coûteux et ne présente pratiquement aucun risque. De plus, de nombreux logiciels de migration de données sont disponibles comme Acronis True Image, pour vous aider transférer les données. Enfin, les résultats sont impressionnants et vos employés disposeront d’un ordinateur aussi performant qu’un neuf.

Avant de vous engager dans cette voie, vous devez déterminer certaines choses. Tout d’abord, vous devez confirmer que les ordinateurs portables de votre entreprise acceptent ce type d’échange de disque. Deuxièmement, vous devez confirmer que le processus de clonage fonctionnera sur votre ordinateur. Troisièmement, vous devez vous assurer que votre ordinateur possède au moins un port USB 3.0, sinon le processus de clonage sera beaucoup plus lent.

Pour la plupart des ordinateurs portables professionnels, remplacer le disque dur par un SSD offre de réels avantages en termes de performances. Il prolonge l’autonomie de la batterie et, selon le SSD, peut améliorer la sécurité. Crucial, par exemple, chiffre les données sur ses SSD.

Pourquoi remplacer vos ordinateurs tous les 3 ans ?

La technologie est l’épine dorsale de toute entreprise et beaucoup d’entre elles ne réalisent pas toujours que le remplacement régulier des ordinateurs peut offrir un excellent retour sur investissement. Le matériel et les logiciels fonctionnant sur votre ordinateur seront rapidement remplacés par des systèmes plus rapides et dotés de fonctionnalités améliorées, et les systèmes dont vous disposez finiront par devenir obsolètes. À quelle fréquence votre entreprise remplace-t-elle ses systèmes et son matériel informatiques ? Tous les 5 ans ? Tous les 10 ans ?

Il est recommandé aux entreprises de remplacer les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones, les tablettes et les serveurs tous les trois ans. Cette durée de vie peut sembler courte, notamment en raison des dépenses qu’elle implique, mais la laisser plus longtemps peut souvent coûter beaucoup plus cher à votre entreprise en termes de perte de productivité, et de risque accru, que le coût initial du remplacement du matériel.

Les vieux équipements nuisent à la productivité des employés

Si un ordinateur est lent à démarrer, et lent dans ses processus quotidiens, vos employés travailleront eux aussi plus lentement. Il s’agit potentiellement d’une perte de temps importante pour vous, car vos employés sont payés pour rester assis à leur bureau à attendre que votre système vieillissant exécute les tâches les plus simples. Il y a peu de choses plus frustrantes pour des employés occupés que d’attendre des systèmes lents.

Plus une machine vieillit, plus la probabilité de défaillance augmente. Lorsque les ordinateurs ne sont pas remplacés de manière proactive avant qu’ils ne commencent à poser des problèmes, vous courez le risque qu’ils tombent complètement en panne. Dans ce cas, l’ordinateur défaillant doit être remplacé de toute urgence. Cela entraîne des temps d’arrêt inutiles pour l’utilisateur et des risques de perte de données dus à la machine défaillante. Les problèmes de ce type peuvent être largement atténués par un programme de remplacement du matériel sur trois ans.

Les normes technologiques évoluent, votre matériel doit aussi évoluer

Ce qui peut être des normes émergentes en un an sera courant dans deux ans. Ce qui est courant aujourd’hui pourrait facilement être obsolète dans cinq ans. Aucune entreprise ne veut être coincée avec du matériel obsolète alors que ses concurrents progressent grâce à de nouveaux investissements. En ne mettant pas à niveau vos systèmes informatiques, vous n’exploitez pas tous les avantages des nouvelles normes et technologies qui pourraient aider votre entreprise à se développer ou, à tout le moins, à rester compétitive.

Problèmes potentiels de compatibilité logicielle à long terme

Si l’obsolescence du matériel est le plus gros problème informatique auquel votre entreprise est confrontée, la compatibilité des logiciels est sans doute le deuxième. Quel que soit votre secteur d’activité, vos logiciels sont le moyen par lequel vos employés effectuent leur travail. À mesure que les logiciels sont améliorés par l’ajout de nouvelles fonctionnalités, d’une plus grande puissance et d’une meilleure sécurité, leurs exigences vis-à-vis du matériel informatique augmentent inévitablement. Au fil du temps, votre matériel commencera à éprouver des difficultés, ou votre version de Windows ne sera peut-être pas prise en charge par le nouveau logiciel.

Cela nuit au moral et aux compétences de vos utilisateurs.

Un autre aspect est que le matériel et les logiciels obsolètes nuisent à la capacité des employés à faire leur travail et limitent leur potentiel. Cela pourrait sérieusement affecter la croissance de votre entreprise, ce qui peut être incroyablement dommageable pour une entreprise, tant sur le plan financier que culturel.

Les candidats et les employés peuvent penser que votre entreprise est une entreprise qui investit peu et qui réduit ses coûts. Ils peuvent également avoir l’impression que si vous n’êtes pas disposé à investir dans du matériel plus récent, vous ne serez pas non plus disposé à investir dans vos employés.

Conclusion

Avant de se lancer dans un tel projet, le département informatique doit prendre en compte l’ensemble des besoins de l’entreprise. Renouveler un parc informatique est important et peut devenir un avantage concurrentiel et faire gagner du temps au service informatique dans sa gestion future du matériel.